ПОШАГОВЫЙ ПЛАН ОРГАНИЗАЦИИ СВАДЬБЫ

С чего начинается подготовка к свадьбе? Я, как организатор, скажу, что со встречи с организатором! Но если вы относитесь к тем парам, которые пока не решаются воспользоваться всеми благами цивилизации, и считаете, что с этим справитесь сами, расскажу немного о том, с чего лучше начать, что делать, а чего не стоит.
Для начала разобьем подготовку к свадьбе на блоки, чтобы в голове у вас не было каши и не казалось, что нужно сделать очень много, а вы не знаете за что хвататься и куда бежать.

Я люблю действовать от общего к частному, то есть сначала решать глобальные и важные вопросы, а затем более мелкие и детальные. Поэтому начнем с основных этапов.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ СВАДЬБЫ

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Выявление потребностей и определение бюджета. Здесь вы должны взвесить насколько ваш бюджет соответствует вашим потребностям и скорректировать либо одно, либо другое. В нашем агентстве на этом этапе молодые заполняют очень развернутый бриф и анкеты о себе, чтобы мы понимали желания, мечты и потребности молодых, и смогли предложить оптимальный вариант в соответствии с бюджетом.
РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ

На этом этапе нужно продумать, как визуальное воплощение вашей идеи, так и внутреннее наполнение свадьбы. А именно, какого стиля будет ведущий, фотограф, видеооператор, декор, какая необходима шоу-программа, какого наполнения будет выездная церемония, какие традиции и развлечения впишутся в данный формат праздника и многое др.
КОРРЕКТИРОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ

В процессе разработки всегда возникает много нюансов, которые по определенным причинам могут меняться. Вы начинаете подстраиваться под кого-то, например, родителей, или вы нашли более лучший вариант, или ваши желания невозможны по техническим причинам. Всегда есть этап корректировки, после чего определяется лучший и окончательный вариант.
ВОПЛОЩЕНИЕ ПРОЕКТА

Здесь вроде бы все понятно, но это самый сложный, длительный и затратный этап, как по времени, так и по финансам. Вам предстоит выбрать многих специалистов, изучить много информации про то что такое современная свадьба, что на ней должно быть, чего не должно быть, какое обязательно необходимо техническое оснащение свадьбы и др. Конечно, если у вас есть организатор свадьбы, то вам не придется тратить время на все эти задачи. Организатор расскажет вам как должна выглядеть современная свадьба и предложит лучший вариант. Мы своим парам дарим набор документов в помощь, чтобы можно было все структурировать и прочитать обо всем в одном месте, узнать самое интересное о том, как выглядит подготовка свадьбы изнутри, ну и конечно, даем направление для лучшего выбора по каждому пункту.
КООРДИНАЦИЯ СВАДЕБНОГО ДНЯ

Важно продумать сколько координаторов и хостет необходимо вам в свадебный день и кто за что отвечает. Особенно это важно, если вы отмечаете свадьбу в большом комплексе, где можно легко запутаться и заблудиться. Здесь без помощи координаторов или хостет совсем не обойтись, если вы хотите свадьбу, организованную на высоком профессиональном уровне, и обеспечить комфорт и сервис вашим гостям. В случае, если у вас есть организатор, он об этом позаботится, а если нет, то обратитесь к координатору, он поможет вам в свадебный день и расчитает необходимое количество помощников.

После определения основных этапов подготовки свадьбы, обратимся к частным вопросам. Итак! Если вы приняли решение обратиться к организатору, то ваш первым выбором будет именно этот специалист.

КАК ВЫБРАТЬ СВАДЕБНОГО ОРГАНИЗАТОРА

Изучаем сайт.
Читаем раздел о нас/ обо мне.
Читаем отзывы, если есть.
Смотрим портфолио.
Звоним и назначаем встречу.
Встречаемся.
Взвешиваем насколько вам приятно с человеком общаться и насколько он компетентен.
Соответствует ли ваш бюджет уровню стоимости специалистов агентства или организатора.
Выбираем сердцем. Если все вышеперечисленные пункты вас устраивают, можете смело заключать договор и скорее начинать подготовку к свадьбе.

Заметьте, пункта стоимости организатора в критериях выбора нет. И это не случайно. Стоимость свадебных организаторов в Минске примерно одинаковая, во всяком случае в одном ценовом диапазоне, но отличается стоимость специалистов с которыми они работают, соответственно, и бюджеты свадеб. У одного агентства уровень цен специалистов до 1000 уе, например, фотографа, ведущего, а у других от 1000 уе. Учитывайте это при выборе и уточняйте уровень цен специалистов до подписания договора. Мы, например, составляем предварительную смету до подписания договора, чтобы сориентировать молодых об общей стоимости свадьбы.

ВЫБОР ПЛОЩАДКИ ДЛЯ СВАДЬБЫ

Пожалуй, это самый первый пункт, которым стоит заняться в случае, если у вас нет свадебного организатора, и второй, если он у вас есть.

Почему?

В Беларуси, в частности в Минске и области совсем немного действительно хороших, “умных”, как я их называю, площадок. Умные площадки - это те, где все продумано для красоты вашей свадьбы, для комфорта молодых, гостей и свадебных специалистов. Таких площадок, прямо скажу, единицы. И даты у них забронированы задолго до свадебного сезона. Именно поэтому не затягивайте с бронированием места свадьбы! Лучше это делать за 10-12 месяцев.

При выборе площадки важно определиться будет ли у вас выездная церемония. Тогда вам нужно искать площадку подходящую под ваши требования места для церемония. Может быть вы хотите расписаться у озера или в лесу, или в помещении, или в березах, или у вас есть другие предпочтения.

После того, как площадка забронирована, можно немного вздохнуть, подумать и помечтать. Какими локациями вы хотите воспользоваться, какой декор можно сделать на данной площадке, чтобы он вписался в общий ландшафт, интерьер банкетного зала и как вы видите ваш свадебный день. Намного лучше вам будет думаться либо с организатором, либо с декоратором, который основываясь на опыте работы на данной площадке подскажет лучшие варианты.

ПОИСК СВАДЕБНЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ

Одновременно с этим вам нужно заняться поиском основных специалистов: ведущего, фотографа, видеооператора, декоратора, режиссера по свету, звукорежиссера (часто он же ди-джей, который работает с ведущим), кондитера, визажиста, парикмахера, регистратора, музыкантов, дизайнера полиграфии, кавер-группы, транспортной компании, пиротехнической компании, если захотите запустить салют или наземные фейерверки, например, в вечерней зоне церемонии, координаторов, и других необходимых вам подрядчиков.

ОДНОВРЕМЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ВСЕХ ВОПРОСОВ

В процессе подготовки свадьбы все аспекты очень тесно переплетаются и важно контролировать все вопросы во взаимодействии друг с другом. Например:

ДЕКОР

Соблюдать единый стиль во всех деталях: оформление выездной церемонии, банкетной площадки, приглашений, полиграфии (план рассадки, карточки рассадки, книга пожеланий), фото зоны и др. Если у вас декор довольно сложный, то на него нужно много времени, уточните у банкетной площадки, смогут ли они рано утром пустить вашх декораторов, иначе, нужно выбирать другой декор или другую площадку. Организаторы, как правило, уже знают какие площадки как работают и могу уладить эти вопросы.
СВЕЧИ

Если вы хотите использовать свечи в декоре, согласуйте с банкетной площадкой. В некоторых ресторанах и усадьбах запрещено использование свечей в декоре или для других целей. Обязательно уточните это, прежде чем заказывать декор.
ВЕДУЩИЙ

Если у вас большой банкетный зал или шатер, то нужно брать дополнительный комплект аппаратуры для ведущего, иначе его будет слышно только половине гостей. Некоторык ведущие вовсе работают без своего звука и вамнужно обеспечить их всем необходимым.
КАВЕР БЭНД

Если вы заказываете кавер группу учтите, что дополнительно для них нужно будет заказать звук. Часто это не входит в их стоимость.
ТОРТ

Заказывая торт у частного кондитера уточните, работает ли он официально и имеет ли сертификат качества. Многие банкетные площадки (усадьбы, рестораны) требуют сертификат, если вы привозите к ним на площадку торт. Согласуйте это с площадкой.
ЛЕПЕСТКИ ИЛИ КОНФЕТТИ

Если вы хотите на свадьбе использовать лепестки роз или конфетти (на выездной церемонии или на первый танец), уточните, что это можно делать на данной площадке. На некоторых площадках это вовсе нельзя делать, на некоторых за дополнительную плату, а на некоторых можно бесплатно.
ПИРОТЕХНИКА

Обязательно согласуйте с площадкой, возможно ли у них запускать салют и до какого времени. И возможно ли по техники пожарной безопасности выступать фаер-шоу.

Таких вопросов очень много и вам может показаться, что у вас взорвется мозг. Выхода два: обратиться к свадебному организатору или вести жесткую учетность всех вопросов самостоятельно.

УЧЕТНОСТЬ

В процессе организации свадьбы мы используем 64 чек-листа! Мы прописываем все согласования и вопросы, обозначаем сроки и дедлайны, контролируем всех подрядчиков и исполнение ими всех обязательств.

Обязательно составляйте таблицы и все записывайте! Например, у нас в работе с парами всегда находятся 5 основных документов:

СМЕТА

Перечень всех услуг, специалистов, необходимых товаров и их стоимость. В этом документе для удобства сделайте графы: общая стоимость, сколько внесена предоплата и сколько необходимо еще оплатить. Это поможет вам всегда видеть все расходы и движения денег.
ЧЕК-ЛИСТ ПО СВАДЬБЕ

Этот документ у нас состоит из множества вкладок. Каждая вкладка - это специалист, услуга или товар, где очень подробно составляется тех. задание по каждому из них. Подробно прописываются обязанности, комплектация, время работы и что должно получится в итоге. Все эти документы подписывают специалисты и пары.
ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА

Это самый красивый и приятный документ! Это художественная презентация вашей свадьбы, ее визуальное воплощение, где описывается идея и стиль вашей свадьбы, цветовая палитра, сорта цветов, детали, наполнение, схемы расстановки мебели и рассадки гостей и все то, что будет на вашей свадьбе. Здесь все это представлено в визуальном формате.
ТЕКУЩИЕ ВОПРОСЫ

В этом документе мы ведем учет текущих вопросов, которые необходимо решать. Пишем задачу для молодых, указываем сроки согласования и принятия окончательного решения.
УЧЕТ ГОСТЕЙ

Этот документ пары ведут сами. Здесь они записывают всех приглашенных гостей, кто и что ответил на приглашение, кто в каком составе будет на свадьбе, нужен ли кому-то трансфер или проживание, кто какой алкоголь пьет и др. Документ для удобства составлен с автоматическим вычислением количества напитков.

Итак, с этими документами можно контролировать весь процесс подготовки свадьбы. Перед самой свадьбой необходимо составить еще несколько дополнительных чек-листов, например: вещи на прогулку, вещи в ресторан, вещи для ведущего, вещи из ресторана и др. Эти документы тоже очень важны, поскольку в день свадьбы вы точно обо всем этом не вспомните без записей.

ГОСТИ НА СВАДЬБЕ

Это еще один довольно хлопотный момент. Гости люди непостоянные, и никогда не могут точно определиться будут они на свадьбе или нет. В 100% случаев не все приглашенные гости приходят на свадьбу. Если вы пригласили 70 человек, будьте готовы, что придет не более 60 человек. Можете смело отнимать от предполагаемого количества 10-20%. Повторюсь, это присходит в 100% случаев. Поэтому можете приглашать с запасом :-).

Что еще не очень приятно и хлопотно, так это то, что именно в последние дни происходят изменения в количестве гостей и вам постоянно придется менять количество гостей в меню и, возможно, менять план рассадки с изменением количества столов. В этом случае не забудьте предупредить декоратора об изменении количества столов.

Обязательно ведите документ об учете гостей и дополнительно нарисуйте план рассадки, чтобы при любых изменениях можно было легко все исправить. Или переложите все это на организатора.

БАНКЕТНАЯ СЛУЖБА И МЕНЮ

С банкетной службой необходимо определить несколько важных моментов:

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ МЕНЮ

Если у вас есть вегетарианцы или дети, позаботьтесь об индивидуальном меню. На схеме рассадки отметьте где сидят гости с индивидуальными блюдами, чтобы их еду подали именно им.
ФОРМАТ ПОДАЧИ БЛЮД

Продумайте с банкетным менеджером какую вы хотите подачу, в стол (например, салаты и закуски на общих блюдах) или индивидуальную. Как правило, подача смешанная: первый салат и первое горячее - порционное, второе горячее, остальные салаты и горячие закуски - в стол. Некоторые горячие закуски могут подавать тоже порционно. Алкоголь могут разливать всегда официанты и не выставлять бутылки на столы или по-старинки - выставить бутылки и гости будут сами себе наливать, когда захотят. Если вы хотите, чтобы все было красиво и на ваш красивый свадебный декор был на первом плане, то лучше выбрать порционную подачу блюд и полное обслуживание официантов с разливом алкоголя.
ЕДА ДЛЯ СВАДЕБНЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ

Не забудьте о том, что вам нужно в меню предусмотреть еду для подрядчиков, которые будут работать на вашей свадьбе. Им не нужно заказывать все то, что вы заказываете для гостей. Достаточно горячего, салата и чая, или комплексного обеда.
РАСПИСАНИЕ ПОДАЧИ БЛЮД

Обязательно согласуйте с банкетным менеджером и ведущим время подачи горячих блюд, чтобы горячее подали тогда, когда гости будут сидеть за столами, а не отдыхать на улице. Иначе горячее они будут есть холодным.
СТОИМОСТЬ ОБСЛУЖИВАНИЯ

Уточните, сколько стоит обслуживание банкета. Это может быть 10% от общего счета или оплата за официанта, или может быть на ваше усмотрение, то есть без фиксированной суммы.

ТАЙМИНГ

Это очень важный пункт! Грамотное составление тайминга в день свадьбы сохранит вам кучу нервов и непредвиденных хлопот.

Необходимо заложить достаточно времени на все передвижения, на непредвиденные задержки, расчитать достаточно времени на сборы невесты (прическу и макияж), позаботиться о том, чтобы гости не приезжали на площадку слишком рано и не заскучали в ожидании молодых, но в то же время, чтобы не опоздали.

Здесь вам поможет только организатор или координатор - люди, которые проходили все это много раз и знают сколько и на что нужно времени. Либо вам нужно самим прокрутить все в голове несколько раз, обсудить все мелочи со всеми специалистами, кто и за какое время должен приехать, кому и сколько нужно время на монтаж, демонтаж и саму работу. Важно согласовать время прибытия специалистов на площадку с самой площадкой, поскольку у каждой есть определенное время заселения/ заезда и время выезда.

ВАЖНО ПРОДУМАТЬ

СВАДЕБНОЕ ПЛАТЬЕ И КОСТЮМ ЖЕНИХА
ВЫЕЗДНАЯ ЦЕРЕМОНИЯ

Сценарий, действующие лица (подружки невесты, друзья жениха, flower girls, мальчик или девочка для выноса колец), музыкальное сопровождение, традиции, клятвы, лепестки или фейерверки, подушечка или коробочка для колец, гости будут стоять или сидеть, будут ли какие-то заграничные традиции (песочная церемония или письма в будущее, и др.)
БАНКЕТ

Дарение (как будет проходить), традиции (какие хотите, какие нет), куда и кто уберет ваши подарки, цветы и деньги, которые подарят гости, хотите или нет дарить ответные подарки или бонбоньерки гостям, когда и под какую музыку будет первый танец, будете ли говорить слова благодарности родителям и гостям, какие будут конкурсы, какие подарки ведущий будет дарить гостям за участие в конкурсах и многое другое.
ФОТОЗОНА

Будет или нет, где именно, на протяжении всей свадьбы или только до банкета. Возможно, будут еще другие зоны, например, лаунж зона с активностями и кенди-баром, или коктейльным баром. Возможно, это будет фото будка или еще что-то интересное и развлекательное.
ТРАНСФЕР

Это часто необходимая вещь, особенно, если свадьба за пределами города. Обязательно организуйте для гостей трансфер, чтобы они чувствовали себя желанными гостями на вашем празднике. Если свадьба в черте города, каждый сможет сам уезать на такси за свой счет, или другом транспорте.
ПРОЖИВАНИЕ ГОСТЕЙ

Если у вас есть приезжие гости, организуйте для них ночлег. Это может быть та же усадьба, где будет прохожить ваша свадьба, либо гостиница недалеко от места празднования. Эти расходы по договоренности с гостями вы можете взять на себя или гости сами решат где им ночевать и каждый заплатит сам за себя.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ

Свет, звук, экраны, дополнительные конструкции (сценические, например).
МЕБЕЛЬ В АРЕНДУ

Дополнительная мебель (столик для дарения, стол для светооператора и звукооператора, стол для подарков, стол для кенди-бара и др.). Знайте, что далеко не на всех площадка есть мебель помимо столов, которые используются для банкета. А особенно такая, которую можно вписать в ваш стиль свадьбы и чтобы это выглядело достойно.
ГРИМЕРКА ДЛЯ КОМАНДЫ И АРТИСТОВ

Обязательно позаботьтесь о помещении, где подрядчики смогут переодеться и находиться в не рабочее время, где можно будет покушать, отдохнуть и оставить свои вещи. Во многих ресторанах и усадьбах с этим большие проблемы.
ПЕРВАЯ БРАЧНАЯ НОЧЬ

Заранее продумайте где вы хотите ее провести. Остаться ли в одной усадьбе с гостями или уехать в свою квартиру или отель, где декораторы для вас красиво оформлят спальню.
СЪЕМКА LOVE STORY

Сделайте красивую памятную историю любви или съемку истории вашего знакомства. Возможно, вы захотите использовать ваши фотографии в садебной полиграфии или снять видео ролик, который можно будет вставить в ваш свадебный фильм. Съемка лав стори отличный вариант познакомится с операторами, с которыми вы будете работать в день свадьбы и попробовать себя в качестве моделей. Тогда в день свадьбы вам будет намного легче работать с уде знакомыми людьми, а значит лучшие фото и фильм вам обеспечены.
МАЛЬЧИШНИК/ ДЕВИЧНИК

Веселые вечеринки на которых можно посплетничать и оставить в памяти много интересных, смешных и памятных моментов. Решите, хотите вы устраивает подобные мероприятия, но в любом случае делайте их не накануне свадьбы. Перед свадьбой вы должны хорошенько отдохнуть и быть в норме.
СВАДЕБНОЕ ПУТЕШЕСТВИЕ

Еще одно очень приятное занятие - планирование свадебного путешествия. Для наших молодых у нас есть приятный бонус в виде скидки от партнеров из турагентства, которые могут не просто продать вам готовый тур, но и организовать для вас авторские туры под ваши личные пожелания.
КРАСОТА

Многие невесты и женихи, в том числе, задумываются о своей внешности накануне свадьбы. Худеть (как правило хотят похудеть, но некоторые хотят и пополнеть) можно в любое время, но только до того, как уже выбрано платье невесты и костюм жениха. К косметологу обращайтесь не поздее, чем за неделю до свадьбы, чтобы ваша кожа успела обновиться и придти в норму. Посещать парикмахера для невест необходимо до пробной прически. Для женихов - за неделю, хотя можно еще позже. Маникюр стоит сделать не только невесте, но и жениху! Невесте стоит подумать о тоне лака и сочетать его с букетом невесты.

КООРДИНАЦИЯ

Координация свадьбы - это то, от чего зависит успех в день вашей свадьбы. Если у вас нет организатора, то вам нужно обо всем позаботиться самостоятельно и распределить обязанности между вашими помощниками:

Накануне свадьбы (за 3 дня) позвонить всем специалистам и согласовать последние детали - кто, куда, во сколько приезжает и что делает. Также, проверить с каждым все расчеты: сколько была предоплата и сколько еще нужно оплатить.
Договориться, например, с подругой или мамой и отдать им свой телефон, чтобы вас никто не беспокоил. Обычно начинают звонить все специалисты и гости, и уточнять где проезд к площадке, где вас найти и тд.
Подготовьте вещи, которые нужно доставить на выездную церемонию и банкет и назначьте за них ответственного.
Продумайте кто будет встречать ваших гостей на площадке. Если территория места свадьбы большая, нужно поставить хотя бы 2 человек, чтобы они направяли гостей куда идти.
Кто будет помагать вам с цветами на выездной церемонии? Вам будут дарить подарки и цветы, и вам обязательно нужны помощники.
Сопровождение молодых. С вами всегда должен быть человек, который будет носить вашу косметичку, сменную обувь, воду, поправлять вам платье для фото, держать букет, когда он не нужен.
Кто будет встречать всех специалистов и показывать им место работы и гримерки.
Кто будет контролировать момент выноса горячего и перерывов. Несмотря на составленный тайминг, время может сдвигаться, как в программе ведущего, так и в работе кухни, поэтому они должны быть в курсе действий друг друга и работать сообща.
Кто будет следить за временем окончания банкета. Это важно, поскольку ресторан работает до определенного часа, а продление платное. Ведущий часто тоже после определенного часа работает за дополнительную стоимость.
Расчет со всеми специалистами. Продумайте кто будет расчитваться со всеми подрядчиками и рестораном в течение дня, поскольку у вас не будет на это времени, да и носить с собой большие суммы денег в день свадьбы рискованно - вы легко их можете где-то забыть.